Mikkelin kaupungin omistama Etelä-Savon Energia (ESE) vastaa lämmön tuotannosta, myynnistä ja jakelusta Mikkelin keskustassa sekä erillisissä taajamissa. Vuodesta 1958 toiminut yritys tunnetaan uusiutuvan energian tuottajana ja tärkeänä työllistäjänä. Valtaosa energiayhtiön käyttämästä polttoaineesta hankitaan sadan kilometrin säteellä sen Pursialan voimalaitoksesta.
Sari Siiskonen on toiminut ESE:n ja sen tytäryhtiöiden talousjohtajana 14 vuotta. Vuosien mittaan taloushallinto on muuttanut muotoaan monesti: käsin kuitattavista, paperisista ostolaskuista on siirrytty verkkolaskutukseen ja automaattisiin kirjauksiin.
– Kun tulin taloon vuonna 2005, paperisia ostolaskuja kärrättiin huoneesta toiseen, tiliöitiin ja kuitattiin manuaalisesti. Nykyään sähköisesti saapuneet laskut saadaan parhaimmillaan parissa minuutissa osaksi kirjanpitoa.
Yhdistetty lainasalkku lisää läpinäkyvyyttä
Viimeisin harppaus digitalisaation saralla otettiin, kun Mikkelin kaupunki etsi ratkaisua yhdistämään sekä kaupungin että sen tytäryhtiöiden lainasalkun hallinnan. Vastauksen tarjosi Kuntarahoituksen Apollo-palvelu. Apollo kokoaa tiedon kunkin konserniyhtiön lainasalkun sisällöstä sekä yritysten taloudellisesta tilanteesta yhteen helppokäyttöiseen pilvipalveluun.
Etelä-Savon Energia otti ensimmäisenä energiayhtiönä Apollon käyttöönsä huhtikuussa.
– Apollon myötä tiedonjako on parantunut huomattavasti. Sekä minä, yrityksemme taloushallinnon työntekijät että konsernin kaksi toimitusjohtajaa pääsevät tarkastelemaan lainakannan tietoja ja lainapääoman kehitystä. Palveluun on helppo lisätä uusia käyttäjiä eri organisaatioista, joten käyttöönoton myötä myös raportointitaakkamme on keventynyt. Palveluun kirjauduttuaan niin Mikkelin kaupungin taloushallinto kuin tilintarkastajamme saavat tarvitsemansa tiedot aina ajantasaisina, Siiskonen kertoo.
Ajantasaisia ja entistä tarkempia ennusteita – automaattisesti
ESE:ssa Apolloa käyttää kuusi henkeä. Oman työnsä kannalta palvelun tärkeimpänä ominaisuutena Siiskonen pitää Apollon ennusteita ja simulaatioita.
– Apollo mahdollistaa eri skenaarioiden huomioimisen talouden suunnittelussa. Voimme esimerkiksi tarkastella, miten korkotason muutokset vaikuttavat lainasalkkuumme – kuinka paljon korkokustannukset nousevat tai laskevat korkotason muuttuessa.
Eri riskiskenaariot ja ennusteet toteutettiin aiemmin manuaalisesti Excelissä, ja esimerkiksi lainapääoman muuttuessa kustakin muutoksesta tuli tehdä erillinen kirjaus. Apollo päivittää ennusteita automaattisesti lainanlyhennysten maksusuunnitelman mukaan. Luopuminen Excelin manuaalisista kaavoista on myös vähentänyt virheiden määrää.
– Excel-ennusteet ovat hyvin alttiita virheille. Lukujen vaihtuessa mukana on aina huoli siitä, pysyvätkö kaavat ajan tasalla: viittaako euromääräinen ennuste varmasti oikeaan korkoprosenttiin tai ajantasaiseen pääomaan. Apollon ansiosta olen entistä varmempi siitä, että käsittelemäni lainatiedot ovat aina oikein ja ajan tasalla, Siiskonen kehuu.
Pilvipalvelu ja aktiivinen tuki helpottavat käyttöönottoa
Apollon käyttöönotto ESE:ssa oli vaivatonta. Järjestelmä toimitetaan pilvipalveluna, eikä sen käyttö vaadi erillistä VPN-yhteyttä tai työlästä asennusprosessia. Kuntarahoitus luo tarvittavat käyttäjätilit palveluun, ja asiakkaan tarvitsee vain kirjautua palveluun.
– Apolloon siirtymisen yhteydessä Kuntarahoitus järjesti meille käyttöönottokoulutuksen Mikkelissä. Ohjelma itsessään on todella yksinkertainen käyttää, mutta erilaisia laina- ja korkosuojausmuotoja on niin monenlaisia, että lainakannan rakentaminen palveluun tuotti hieman päänvaivaa. Etenkin lainoja syöttäessä olimme kiitollisia siitä, että paikan päällä oli asiantuntija, jolta kysyä apua. Myös jatkuva tuki on meille tärkeää, ja olemme koulutuksen jälkeenkin saaneet nopeasti apua sähköpostitse.