Päivitetty: 25.8.2025
Rekisterinpitäjä
Kuntarahoitus Oyj (”Kuntarahoitus”)
Y-tunnus 1701683-4
Yhteystiedot selostetta koskevissa asioissa
Kuntarahoitus Oyj / Lakiasiat
Jaakonkatu 3 A / PL 744, 00101 Helsinki
sähköposti: legal@kuntarahoitus.fi
| Käyttötarkoitukset | Käsittelyperusteet |
| myynti- ja markkinointityö (ml. suoramarkkinointi) | rekisterinpitäjän oikeutettu etu tarjota ja markkinoida tuotteitaan ja palveluitaan nykyisille ja mahdollisille asiakkailleen liiketoimintansa edistämiseksi |
| asiakas- ja omistajasuhteen ylläpito ml. tapahtumien järjestäminen | rekisterinpitäjän oikeutettu etu ylläpitää ja kehittää asiakas- ja sidosryhmäsuhteita, suostumus |
| Kuntarahoituksen rahoituspalveluiden tarjoaminen | rekisterinpitäjän oikeutettu etu harjoittaa liiketoimintaa |
| Kuntarahoituksen digitaalisten palveluiden tarjoaminen ja kehittäminen | rekisterinpitäjän oikeutettu etu harjoittaa liiketoimintaa |
| lakiin ja viranomaisten määräyksiin perustuvien velvoitteiden hoitaminen (esim. osakeyhtiölaki, kirjanpitolaki, laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä, sijoituspalvelulaki, pakotesääntely) | lakisääteinen velvoite |
| asiointitiedot, videovalvonta | rekisterinpitäjän oikeutettu etu suojata tilojaan ja varmistaa työntekijöiden ja vierailijoiden turvallisuus |
| tietojärjestelmien turvallisuuden ylläpitäminen ja parantaminen | rekisterinpitäjän oikeutettu etu ylläpitää ja parantaa tietojärjestelmien turvallisuutta |
Mitä henkilötietoja voidaan kerätä?
Tietosuojaseloste koskee
- Kuntarahoituksen rahoitus- ja digitaalisten palvelujen asiakkaina olevien kuntien, kuntayhtymien, hyvinvointialueiden ja -yhtymien sekä näiden määräysvallassa olevien yhtiöiden sekä valtion takaaman asuntotuotannon yhtiöiden yhteyshenkilöitä (ml. Kuntarahoituksen uutiskirjeen tilanneet tahot) ja päätöksentekijöitä (ml. virtanhaltijoita ja kunnan-, kaupungin- ja aluevaltuutettuja).
- asiakkaina olevien yhtiöiden tosiasiallisia edunsaajia ja hallituksen jäseniä
- Kuntarahoituksen osakkeenomistajien yhteyshenkilöitä
Rekisteröidyistä voidaan kerätä seuraavia tietoja
- yksilöinti- ja yhteystiedot (nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asema, edustettu organisaatio, jäljennös henkilöllisyystodistuksesta, tieto merkittävästä julkisesta tehtävästä, kansalaisuus, pakotetiedot)
- muut asiakas- tai osakkeenomistajasuhteen hoidon kannalta tarvittavat tiedot (kuten siihen liittyvät tapahtumat ja tehtävät)
- osallistuminen yhtiökokoukseen
- Kuntarahoituksen tallentamat lisätiedot (mm sidokset muihin kohderyhmiin, säännölliset postitustiedot esim. uutiskirjeen lähettämiseen)
- kiinnostus tiettyihin Kuntarahoituksen tuotteisiin tai tuoteryhmiin
- asiointitiedot Kuntarahoituksessa
Henkilötietoja saadaan seuraavilla tavoilla:
- Henkilön oma ilmoitus (sähköpostilla, internetin kautta, puhelimitse tai muulla vastaavalla tavalla)
- Kuntarahoituksen keräämät tiedot (tarjouspyynnöt, sopimukset, asiakkaan/osakkeenomistajan internetsivut)
- Viranomaisten ylläpitämät rekisterit (esim. kaupparekisteri)
- Kaupalliset tiedonvälittäjät, kuten Suomen Asiakastieto
- Puhelin- ja kokoustallenteet: Kuntarahoitus voi tallentaa puheluita ja Teams-kokouksia toimeksiantojen varmistamiseksi, palaverimuistioiden laatimiseksi ja lakisääteisten velvoitteidensa täyttämiseksi. Tallenteita käytetään vain edellä mainittuihin tarkoituksiin.
- Videovalvonta: Kuntarahoituksen tiloissa on käytössä videovalvonta. Videovalvonnan tarkoituksena on suojata kiinteistöä, omaisuutta ja henkilöitä sekä ehkäistä ja selvittää mahdollisia turvallisuuspoikkeamia tai rikoksia. Osana videovalvontaa tallennetaan videokuva, kuvausajankohta ja -paikka. Videovalvotut alueet on merkitty kylteillä. Tallenteiden katsomista ohjaavat tarkat sisäiset ohjeet. Tallenteita voivat katsella vain nimetyt henkilöt, joilla on työtehtäviensä perusteella siihen oikeus. Tallenteita voidaan luovuttaa viranomaisille (esimerkiksi poliisille) lain edellyttämissä tilanteissa.
Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?
Kuntarahoitus säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty, tai niin kauan kuin soveltuva sääntely sitä edellyttää. Kuntarahoitus säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin niitä tarvitaan sopimuksen täytäntöönpanemiseen ja niin kauan kuin sääntelyn mukaiset tiedon säilyttämistä koskevat vaatimukset niin edellyttävät. Alla tarkempia tietoja säilytysajoista:
- Sopimuksiin liittyviä henkilötietoja säilytetään 10 vuoden ajan sopimuksen päättymisestä.
- Asiakkaan tuntemiseen liittyviä henkilötietoja säilytetään viiden vuoden ajan asiakassuhteen päättymisestä.
- Puhelintallenteita säilytetään viiden vuoden ajan, tai sijoituspalvelulain edellyttämien tallenteiden osalta toimivaltaisen viranomaisen pyynnöstä seitsemän vuoden ajan.
- Teams-kokoustallenteita säilytetään enintään yhden vuoden ajan.
- Yhtiökokoukseen osallistumista koskevat tiedot säilytetään pysyvästi.
- Vierailijatietoja säilytetään kuusi kuukautta.
- Videovalvontaan tallentuneita tietoja säilytetään enintään 90 vuorokautta.
- Osakkeenomistajien yhteyshenkilöiden tietoja säilytetään osakkeenomistajuuden ajan, ellei tarkoitus, johon tiedot on kerätty, ole poistunut aiemmin, jolloin tiedot poistetaan, kun niitä ei tarvita enää (esim. osakas- ja muita tapahtumia varten kerätyt tiedot).
- Muita asiakkaiden yhteyshenkilöiden tietoja säilytetään asiakkuuden ajan, ellei tarkoitus, johon tiedot on kerätty, ole poistunut aiemmin, jolloin tiedot poistetaan, kun niitä ei tarvita enää (esim. asiakas- ja muita tapahtumia varten kerätyt tiedot).
Mihin henkilötietoja voidaan luovuttaa?
Tietoja voidaan luovuttaa säännönmukaisesti, lainsäädännön velvoittaessa tai salliessa:
- viranomaisille
- IT-palveluntarjoajille ja muille sopimuskumppaneille sen ollessa sopimuksen tarkoituksen kannalta välttämätöntä
- digitaalisia palveluita tarjotessa Kuntarahoitus-konserniin kuuluville yhtiöille ja digitaalisten palveluiden ohjelmistotoimittajille.
Luovuttaessaan henkilötietoja rekisterinpitäjä ottaa huomioon velvoittavan lainsäädännön vaatimukset, ml. rekisterinpitäjään kohdistuvat salassapitovelvoitteet.
Voidaanko tietoja siirtää EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle?
Kuntarahoitus voi, käyttäessään IT-palveluntarjoajia tai sopimuskumppaneita, siirtää tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tietoja ei luovuteta EU:n, Euroopan talousalueen tai Euroopan komission toteamien riittävän tietosuojatason maiden ulkopuolelle, ellei riittävästä tietosuojan tasosta ole varmistuttu sopimuksin tai muutoin tietosuojasääntelyn edellyttämällä tavalla.
Henkilötietojen säilyttäminen ja suojaaminen sekä tietosuojaloukkauksesta rekisteröidylle ilmoittaminen
Manuaalinen aineisto
Manuaalista aineistoa tulostetaan vain tarvittaessa ja säilytetään lukituissa tiloissa. Tieto on saatavilla ainoastaan tietoon oikeutetuille. Paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen.
Digitaalisesti tallennetut tiedot
Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina. Henkilötietojen käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu ja henkilötietoihin pääsy on rajattu siten, että järjestelmiin tallennettuihin henkilötietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain ne rekisterinpitäjän työntekijät, joilla on työtehtäviensä puolesta siihen oikeus. Rekisterinpitäjä edellyttää kaikilta käyttämiltään IT-palveluntarjoajilta luottamuksellisuutta ja asianmukaista tietoturvaa sekä sitoutumista tietosuojalainsäädännön mukaisiin periaatteisiin.
Tietosuojaloukkauksista ilmoittaminen
Henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilmoitetaan rekisteröidylle ilman aiheetonta viivästystä EU:n tietosuoja-asetuksen 34 artiklan mukaisesti, jos se todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin tämän oikeuksille ja vapauksille.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet henkilötietojensa käsittelyyn liittyen:
- Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, käsitteleekö rekisterinpitäjä häntä koskevia henkilötietoja, ja oikeus saada pääsy näihin tietoihin. - Oikeus tietojen oikaisuun
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien virheellisten, epätarkkojen tai puutteellisten tietojen korjaamista tai täydentämistä. - Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista (”oikeus tulla unohdetuksi”), esimerkiksi silloin kun tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joihin ne on kerätty. - Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröity voi tietyissä tilanteissa pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, esimerkiksi silloin kun tietojen paikkansapitävyys on kiistanalainen. - Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröity voi tietyissä tilanteissa vastustaa henkilötietojen käsittelyä, erityisesti silloin kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun tai jos kyseessä on suoramarkkinointi. - Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja tapahtuu automaattisesti. - Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn laillisuuteen. Suostumuksen peruuttaminen voi kuitenkin vaikuttaa esim. Kuntarahoituksen antamien palveluiden käytettävyyteen. - Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojensa käsittelystä tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti. - Oikeuksien käyttäminen
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan olemalla yhteydessä rekisterinpitäjään. Yhteystiedot tietosuojaselosteeseen liittyvissä asioissa löytyvät selosteen alusta.
Lisätietoja oikeuksista ja niiden käyttämisestä:
Rekisteröidyn oikeudet | Tietosuojavaltuutetun toimisto