Kunta X:n kunnantalolla pidetään tärkeää palaveria. Kunnanjohtaja, tilapalvelun päällikkö ja sivistyslautakunnan puheenjohtaja pohtivat, säilyttääkö monelle kunnan asukkaalle tärkeä kyläkouluverkosta vai pitäisikö rakentaa kokonaan uusi ajanmukainen koulu? Suunnitelmia ja laskelmia tehtäessä kahvia kuluu, muutama lohileipäkin. ”Tämä olisi niin paljon helpompaa, jos kaiken tarvittavan tiedon saisi kerralla eteensä päätteelle”, huokaa lopulta urakasta uupunut kunnanjohtaja.
Kuopion kaupungin hankesuunnitteluarkkitehti Emilia Rönkköä kuvittelemani tilanne hieman hymyilyttää, mutta totta toinen puoli: kunnan palveluverkon suunnittelu on kuin monimutkainen palapeli, missä kaikki vaikuttaa kaikkeen. Siksi relevantti ja ajanmukainen tieto on valtaa. Rönkkö, jos kuka, sen tietää. Hänen työtehtäviinsä kuuluu miettiä, millaista palveluverkkoa Kuopion kaupunki tarvitsee.
Rönkkö myös valmistelee kaupungin investointihankkeita ja tuottaa taustatietoa päättäjien avuksi.
Hajallaan oleva tieto yhteen
Kunnan palveluverkon suunnittelulla on valtava vaikutus kuntaan, myös sen talouteen. Palveluverkko käsittää lyhyesti sanottuna kaikki kunnan palvelut. Se koostuu joukosta hyvin erilaisia ja kokoisia asioita, kuten päiväkotiverkoston tai tiedon siitä, missä kiireellisyysjärjestyksessä kunnan omistamia kiinteistöjä korjataan.
Palveluverkon tärkeyteen nähden sen suunnitteluun kunnissa resursoidaan Rönkön mielestä yllättävän vähän työvoimaa. Hyvällä palveluverkkosuunnittelulla kunta voi nimittäin välttyä monelta murheelta. Resursointikaan ei itsessään kanna pitkälle, jos käytössä ei ole toimivia työkaluja.
– Siksi aloimme Kuopiossa vuoden 2018 alussa kehittää digitaalisesti toimivaa tietojärjestelmää, johon koostetaan ajantasaista, mutta kunnassa hajallaan olevaa tietoa palveluverkon nykytilasta. Kehitystyön tuloksena syntyi lopulta pilottiversio nimeltä DigiPAVe, joka tarkoittaa dynaamisesti toimivaa digitaalista palveluverkkosuunnittelun sovellusta kertoo Rönkkö.
DigiPAVe-hanketta veti tiimi, johon kuului Rönkön lisäksi Kuopin kaupungin toimitilajohtaja Hannu Väänänen ja kaupunkisuunnittelija Jussi Niilahti. Haasteeseen kannusti Kuopion kaupunkistrategiaan kirjattu slogan ”lupa tehdä toisin”.
– Kuopion palveluverkkoa on perinteisesti suunniteltu viiden vuoden välein ulkopuolisten konsulttien tekemän palveluverkkoselvityksen pohjalta. Vaikka selvitys olisi kuinka pätevä, sen tieto alkaa olla vanhentunutta ilmestyessään. Halusimme kehittää työkalun, joka tarjoaa muutakin kuin nyt lukemattomiin exceleihin kootun tiedon, ja joka sisältää tietoa yli kaupunginhallinnon eri sektoreiden. Toisin sanoen, halusimme yhteisen näkemyksen palveluverkoston nykytilasta ja tiedolla johtamista hyödyntävän yhteistyömallin kuntaorganisaatiolle, Rönkko kertoo.
Valistuneempia vaihtoehtoja
DigiPAVen pilottiversio toteutettiin hankkeesta innostuneen FCG Konsultointi Oy:n kanssa. Pilotoinnin testiympäristönä toimi Kuopion kaupungin koulu- ja päiväkotiverkostotyö. Hanke sai rahoitusta ympäristöministeriön koordinoimasta kiinteistö- ja rakentamisalan digitalisaatiota vauhdittavasta KIRA-digi-ohjelmasta, joka on ollut yksi hallituksen kärkihankkeista.
Hankkeen haasteena oli saada hajallaan eri järjestelmissä ja yksikkökohtaisissa tietovarannoissa oleva tieto yhteen ja yhteismitalliseen muotoon. Tietoa siis kunnassa on, mutta tietojen keskinäiset riippuvuussuhteet jäävät usein hahmottumattomiksi.
Ratkaisuksi DigiPAVessa kehitettiin sovellutus ja toimintamalli, jossa kunnan palvelu- ja toimitilaverkoston suorituskykyä ja kapasiteettia päästiin jatkuvasti seuraamaan ja analysoimaan tietopohjaiseen paikkatietoon sidotun analytiikan avulla.
– DigiPAVen kautta päästään käsiksi hyvin konkreettisiin asioihin, kuten kunnan investointitarpeisiin. Kun käytössä on reaaliaikaista tietoa faktapohjana, kunta voi tehdä valistuneempia ratkaisuja palveluverkon vaatimien investointien suhteen. Ääriesimerkkinä voisi mainita, ettei aleta huoltomaalata purettavaa taloa tai hankkia viipalekoulua juuri valmistuneen koulun pihalle, Rönkkö selvittää.
DigiPAVesta on erityistä hyötyä, kun mietitään eri skenaarioita päätöksentekoa varten. Jos kunta haluaa panostaa kyläkouluverkostoon, DigiPAVe auttaa simuloimaan, mitä se käytännössä merkitsee: millainen on väestöpohja ja ikäluokkien kehitys, mitä investointeja tilaratkaisuihin tarvitaan, millainen on korjausvelka, mitä verkoston ylläpito maksaa…
– Näin päästään tekemään tietoisempia päätöksiä eri vaihtoehtojen välillä. Tällä ei ole suinkaan tarkoitus korvata poliittista päätöksentekoa vaan tuoda siihen lisää argumentaatiota, Rönkkö muistuttaa.
Hyvä suunnittelu tuo suuret säästöt
DigiPAVe on nyt olemassa pilottiversiona ja jatkokehitystyö on alkamassa. Sitä on tarkoitus testata Kuopion kuntaverkkosuunnittelussa ja kehittää siitä kunnille sopiva tuotantoversio. Jatkokehitykseen on määrä saada muitakin kuntia mukaan. DigiPAVe sopii kaikille vähänkin suuremmille kunnille, sillä se on työkalu kunnan palveluverkoston suunnitteluun ja tehokäyttöön.
– Meillä ei vielä ole konkreettisia lukuja sen säästövaikutuksista, mutta oletettavasti niitä pitäisi hyvin koitua, kun kunnassa voidaan mallintaa eri palveluverkkoskenaarioita keskenään suhteessa nykyiseen verkostoon, Rönkkö sanoo.
Skenaarioita tarkastelemalla on Rönkön mieleistä huomattavasti helpompi arvioida, millaisista tiloista kannattaa luopua, millaisia säästöjä vuosittain saadaan toiminta- ja tilaratkaisuissa ja millainen hintalappu koituu uudisrakentamisesta.
– Kunnille on koosta riippumatta entistä tärkeämpää pyrkiä näkemään valtuustokausien yli, mihin suuntaan palveluverkkoa kehitetään. Todelliset säästöt ja hyödyt tulevat onnistuneesta pitkän aikavälin suunnittelusta, ei poliittisista pikavoitoista. Siinä DigiPAVe on suureksi avuksi, muistuttaa Rönkkö.