Neuvottelumenettely on yhä suositumpi hankintatapa etenkin kuntien kouluhankkeissa. Käyttäjien, suunnittelijan ja rakentajan yhteistyö auttaa rakennusliikettä laatimaan kustannustehokkaan ratkaisun, joka myös palvelee käyttäjiä mahdollisimman hyvin.
Perinteisiin hankintamenettelyihin verrattuna neuvottelumenettely (kilpailullinen neuvottelumenettely tai neuvottelumenettely) tarjoaa joustavamman lähtökohdan rakennushankkeen toteuttamiselle. Aiemmin kunnat hankkivat myös koulut niin sanotuilla perinteisillä hankintamalleilla, joissa tilaaja ensin kilpailutti ja toteutti hankkeen suunnittelun ja sen jälkeen kilpailutti ja hankki rakennusurakan kokonaisurakkana tai jaettuina urakoina. Tai vaihtoehtoisesti rakennus hankittiin suunnittele ja rakenna -urakalla (KVR), jossa tarjoaja vastasi tarjouspyyntöön tekemällä suunnitelmat ja antamalla niiden toteuttamiselle hinnan.
Neuvottelumenettelyn keskeisin etu on sen nimen mukaisesti neuvotteluvaihe. Neuvotteluvaiheessa hankkeelle keskeiset henkilöt pääsevät keskustelemaan ja tekemään yhteistyötä. Tavoitteena on tuottaa mahdollisimman hyvin tilaajan tavoitteisiin vastaava suunnitteluratkaisu, joka on kustannuksiltaan tilaajan budjetissa. Rakentamisen kustannuksista tiedetysti noin 80 % määräytyy jo suunnitteluvaiheessa.
Miten neuvottelumenettely etenee?
Hankintamenettelyn alussa valitaan osallistumishakemusten perusteella 2–5 parasta tarjoajaa (rakennusliikettä), joiden kanssa neuvottelut käynnistetään. Rakennusliike esittelee suunnitteluratkaisuaan, jota tilaaja kommentoi. Tarjousta siis työstetään yhdessä, yleensä noin puolen vuoden ajan. Tilaaja voi muokata tarjouspyyntöä ja rakennusliike tarjousta. Kun neuvotteluaika on ohi, tilaaja valitsee toimijan, joka suunnittelee ja toteuttaa hankkeen
Etenkin hankinnoissa, joissa on monenlaisia reunaehtoja, neuvottelumenettely auttaa löytämään kokonaisuuden kannalta toimivimmat ratkaisut. Hankkeen suunnittelua voivat budjetin lisäksi rajoittaa esimerkiksi asemakaava, arkkitehtoniset vaatimukset, tekniset tavoitteet sekä erityisesti kouluhankkeissa pedagogiset vaatimukset ja käyttäjien toiveet.
Mitä neuvottelumenettely vaatii?
Neuvottelumenettely vaatii tilaajalta ja tarjoajalta resursseja ja panostusta kilpailutusvaiheessa. Inspira auttaa tilaajia valmisteluvaiheessa valitsemaan hankkeelle sopivimman rahoitus- ja toteutusmallin sekä kilpailutuksen ja sen sisältämien neuvottelujen läpiviennissä.
Erityisesti kouluhankinnoissa neuvottelumenettelyt ovat osoittautuneet kunnille hyväksi ratkaisuksi. Suurempia koulu- ja sote-hankkeita on kilpailutettu neuvottelumenettelyllä eri puolilla Suomea eri kokoisissa kunnissa. Parhaillaan meneillään olevia neuvotteluja ovat muun muassa Valkealan kouluhanke Kouvolassa ja terveyskeskushanke Siilinjärvellä.
Neuvotteluiden avulla pystytään luomaan samaan aikaan sekä kustannustehokkuutta että laatua, ja parasta toiminallisuutta tiloihin. Parhaat ja kestävät ratkaisut syntyvät käyttäjien, suunnittelijan ja rakentajan yhteistyön tuloksena.
Ville Riihinen
Kirjoittaja on Inspiran johtaja, joka on paininut julkisen sektorin investointihankkeiden ja niiden rahoittamisen kanssa finanssikriisistä asti.
Lue lisää hankkeista, joissa Inspira on konsultoinut neuvottelumenettelyä:
- Vuosaaren uusi lukio haastaa opetuksen ja hankesuunnittelun vallitsevia käytäntöjä
- Inarin kunnan historian suurin investointi rakentuu Kuntarahoituksen vihreällä rahoituksella
- Suomen suurin puukoulu nousee Imatralle
Hankkeita, joissa Inspira on toiminut neuvonantajana, löytyy myös ratkaisupankista.