Vuoden 2020 keväästä olin mukana 25 kunnan ja kuntayhtymän kassaennustesovelluksen käyttöönotossa, kun pilottiasiakkaamme pääsivät kokeilemaan uutta sovellusta käytännössä. Kaikki asiakkaamme jakoivat saman perusajatuksen ennustamisen tärkeydestä, mutta lähtötasossa ja tavoitteissa oli suuria eroja.
Parin erikoisen koronavuoden jälkeen on soteuudistuksen vuoro luoda painetta asiakkaidemme kassojen riittävyydelle, joten ajattelin avata muutamaa käyttöönotoissa esiin tullutta edellytystä kassaennustamisessa onnistumiselle.
Selkeät tavoitteet
Kassaennustamisen aloittaminen vaatii ensin selkeät tavoitteet. Sopivaa tavoitetasoa voi hakea esimerkiksi seuraavien kysymysten avulla:
- Millainen kassaennustamisen prosessi nyt on käytössä?
- Kuinka pitkälle halutaan ennustaa?
- Kuinka tarkka ennusteen tulisi olla?
- Halutaanko ennustetta laajentaa merkittäviin konserniyhtiöihin?
Resurssit ja yhteistyön merkitys
Kassaennustamista tehdään tyypillisesti muutamaksi viikoksi eteenpäin reskontrasta saataviin tietoihin perustuen. Lyhyellä aikavälillä tämä toimii kohtuullisen hyvin, mutta tiedossa oleviin maksuihin reagointi ei ole varsinaista aktiivista ennustamista eikä anna näkymää kassan riittävyydestä pidemmällä tähtäimellä.
Onnistuneen pidemmän aikavälin likviditeetin ennustamiseen tarvitaan sopivan työkalun lisäksi henkilöresursseja. Prosessien automatisointi on tavoiteltavaa aina kun se on mahdollista ja järkevää, mutta vaikka kassaennusteen kaikki data saataisiin automaattisesti muista palveluista, tarvitaan ihminen ennusteen seuraamiseen ja arviointiin.
Tietojen läpinäkyvyyden ja ajantasaisuuden tarve korostuu, mikäli ennustamisessa halutaan siirtyä konsernitasolle. Yhteisen työkalun lisäksi tarvitaan selkeät säännöt siitä miten, millä tarkkuudella ja kuinka usein ennuste pyritään toteuttamaan. Onnistuminen edellyttää sitoutumista läpi organisaation. Ennustaminen konsernitasolla tuo mukanaan omat haasteensa tarvittavien tietojen saatavuudessa, mikä kannattaa huomioida huolellisesti heti alussa.
Tärkeimpien kassavirtojen tunnistaminen ja prosessin jatkuvuus
Tavoitteiden asettamisen ja resurssien varmistamisen jälkeen on tunnistettava oleellisimmat kassavirrat sekä helpoimmat keinot tuoda ne kassaennusteelle. Jatkuvasti toistuvat tulot ja menot kuten verot ja valtionosuudet, palkat tai palveluostot ovat kaikkein ennustettavimpia, toki kausiluontoista vaihtelua voi esiintyä. Lyhyemmän aikavälin ennustamisessa toistuvien tapahtuminen merkitys korostuu, kun taas keskipitkällä aikavälillä painopiste muuttuu kohti suurempien epäsäännöllisten tulo- ja menoerien, kuten investointien maksuerien ennakointia.
Ennusteen halutussa tarkkuudessa voi olla suuriakin eroja riippuen siitä, halutaanko ennustaa rahoitustarvetta lähitulevaisuudessa vai investointimenojen paineessa olevan ylijäämäisen kassan kestävyyttä seuraavan vuoden aikana. Molemmat tavoitteet voivat elää myös samalla ennusteella rinnakkain ja jopa toisiaan täydentäen.
Ennusteiden onnistumista tulee seurata ja kehittää tiliotteen toteutumiin vertaamalla. Jatkuvan parantamisen kautta maksukäyttäytymisen vaihteluita ja epäsäännöllisyyksiä on mahdollista ennustaa yhä paremmin ja pidemmälle.
Okko Rostedt
Kirjoittaja työskentelee Kuntarahoituksessa digitaalisten palveluiden senior asiantuntijana.
Digitaaliset palvelumme tarjoavat ratkaisun asiakkaidemme rahoitussalkun hallintaan ja talouden suunnitteluun. Kehitämme tarjontaa jatkuvasti käyttäjiemme toiveiden mukaisesti. Uusimman kassaennustesovelluksen asiakaspilotointi alkoi keväällä 2020, ja kaikkien asiakkaidemme saatavilla palvelu on ollut viime lokakuusta lähtien.
Kuva: Sami Lamberg