Digitaalisissa palveluissa työskentelevän Okko Rostedtin mukaan pilotointi on käynnistynyt positiivisessa hengessä. Kiinnostusta on ollut paljon, ja noin 10 asiakasta on jo käyttöönottanut sovelluksen pilottivaiheen ensimmäisten viikkojen aikana.
– Palvelu likviditeetin hallintaan tulee selkeästi tarpeeseen, Rostedt iloitsee.
Asiakkaat ovat mukana kehittämässä uutta sovellusta, kun kokeilujakson aikana vastaan tulevia haasteita ratkotaan yhdessä.
– Pilotoinnin avulla vahvistamme käyttökokemusten pohjalta palvelun soveltuvuuden asiakkaillemme, ja selvitämme mahdolliset jatkokehityksen tarpeet, Rostedt sanoo.
Toivakka rohkeasti ensimmäisten joukossa
Yksi ensimmäistä piloteista oli Toivakan kunta Keski-Suomesta.
– Kuulin tulevasta kassaennustesovelluksen esittelystä, ja nostin heti käden ylös: Toivakka tulee pilotoimaan! Osui kyllä tarpeeseen, sanoo Toivakan kunnan talous- ja hallintosihteeri Henna Breilin.
– Breilin oli ensimmäisten joukossa yhteydessä meihin luettuaan uutisen uudesta sovelluksesta. Sovimme heti verkkotapaamisen palvelun käyttöönottamista varten, Rostedt kertoo.
Breilinin mukaan Toivakassa ei ole aiemmin ollut apuvälineitä tai prosessia kassaennustamiseen, joten suunnitelmallisuus ja ennakointi on jäänyt puutteelliseksi. Usein asiat ovat olleet muistin varassa.
– Eihän sitä enää hetken päästä muista, mitä on katsonut. Konkretia on jäänyt vähemmälle, kun on omassa päässään pyöritellyt asiaa. Olen usein miettinyt, että kunpa olisi joku työkalu tähän, Breilin sanoo.
Rostedtille suurin yllätys on ollut se, kuinka vähän asiakkailla ollut järjestelmiä käytössä kassaennustamiseen.
– Henkilöriski pienenee, kun tietoja hallinnoidaan sovelluksessa eivätkä asiat ole muistin varassa. Sovellus myös poistaa Excelin käyttöön liittyvät riskit kaavojen rikkoutumisesta ja tietojen katoamisesta, Rostedt sanoo.
Palvelu käyttövalmiiksi yhdessä verkkotapaamisessa
Kuntarahoituksen digitaalisten palveluiden käytössä Toivakka on jo pitkällä. Käytössä on nyt lainasalkku-, talousennuste- sekä uutena kassaennustesovellus. Lainasalkkusovelluksen aktiivisesta käytöstä oli hyötyä myös kassaennusteen käyttöönotossa.
– Käyttöönotto sujuu helposti, kun lainasalkkusovelluksesta tuodaan organisaatioyksiköt ja käyttäjät valmiiksi. Pilottiasiakkaiden kanssa ollaan saatu tunnin Teams-palaverissa sovellus käyttövalmiiksi. Eli minimissään olemme tuoneet ennusteelle tilitiedot ja saldot, Rostedt sanoo.
– Käyttöönotossa luotiin pankkitilit, syötettiin saldot tietystä päivästä alkaen sekä lisättiin toistuvaissuorituksia. Tarkistimme myös lainasalkun ennusteelle tuomat tiedot, Breilin tarkentaa.
Rostedt on huomannut käyttöönotoissa, että jokainen organisaatio tekee asioita vähän omalla tavallaan. Esimerkiksi lainojen laskutus kulkee osalla ostoreskontran kautta, mikä pitää huomioida lainasalkkusovelluksen tietojen siirrossa päällekkäisyyksien välttämiseksi.
Suurimmat käyttöönotoissa eteen tulleet haasteet ovat Rostedtin mukaan olleet lähinnä reskontran datan saatavuudessa ja laadussa. Tiedostomuodot vaihtelevat, ja tietoja voidaan joutua käsin siistimään.
– Monella reskontra ei ole omissa käsissä, vaan sitä hallinnoi ulkoistettu taloushallinto. Se voi lisätä prosessiin kuuluvien selvitysten määrää, Rostedt sanoo.
Sujuvuutta arjen tekemiseen
Kassaennusteen tietojen päivittämisen vaivattomuus oli Breilinille iloinen yllätys.
– Ennusteiden syöttäminen on varsin näppärää. Ennusteen voi tarkistaa päivittäin viidessä minuutissa. Sovellus on todella helppo käyttäjälle.
Sovelluksen käytön tärkeimpänä etuna on myös Rostedtin mukaan juuri käytön sujuvuus. Suuri osa tiedoista saadaan tuotua automaattisesti eri lähteistä. Palvelu mahdollistaa lisäksi yksikkötason sekä konserni- ja konsernitilitason kassaennustamisen.
Uudet pilottiasiakkaat ovat tervetulleita mukaan vielä kesän ja syksyn ajan. Kunnan koolla ei ole väliä, sillä kassaennustaminen on Rostedtin mukaan tärkeää kaikille.
– Yhteisenä tavoitteenamme on, että meillä olisi tämän vuoden loppuun mennessä mahdollisimman hyvä uusi palvelu osana Kuntarahoituksen digitaalisten palveluiden ekosysteemiä, Rostedt sanoo.
Teksti: Jenni Heikkilä
Kuva: Sami Lamberg