Vetovastuu hankkeen edistämisestä, toimittajavalinnasta sekä vaatimusmäärittelyistä oli Kuntarahoituksen Business Information Solutions -toiminnossa kehitysasiantuntijana työskentelevällä Jori Kaipiolla.
– Projekti käynnistettiin osana sähköisen asioinnin kehittämistä. Sähköinen allekirjoittaminen on yksi askel kohti asioinnin digitalisoimista, Kaipio sanoo.
Kaipion mukaan ennen projektin aloittamista pohdittiin sähköisen asioinnin isoa kuvaa ja hahmoteltiin kehitystyökarttaa eri vaiheille. Sähköisen allekirjoittamisen edistäminen valikoitui seuraavaksi tehtäväksi.
– Keräsimme vaatimuksia koko yhtiön laajuisesti. Haimme sellaista teknologista ratkaisua, jolla voimme vastata niin tämän hetken kuin tulevaisuuden automaattisemman maailman tarpeisiin.
Kaipion mukaan oli yllättävää, että yritysten välisissä sopimuksissa sähköinen allekirjoittaminen ei ole vielä kovin yleistä. Tämä myös hankaloitti sopivan palvelun löytymistä, sillä useimmat allekirjoituspalvelut on rakennettu yritysten ja henkilöasiakkaiden välisen asioinnin tarpeisiin.
– Loppupeleissä muutama potentiaalinen vaihtoehto löytyi, ja niistä päädyimme TeliaSign-palveluun, Kaipio sanoo.
Koronatilanteen takia allekirjoituspalvelun käyttöönoton aikataulua kiritettiin, jotta Kuntarahoituksen dokumentaation ja asiakkaiden etätyöskentelymahdollisuuksia saadaan parannettua.
– Oli hienoa huomata, miten joustavasti ja sujuvasti saimme projektin etenemään poikkeusoloissa, Kaipio sanoo.
Etätyön mahdollistaja
Projektissa rahoitusdokumentaation edustajana oli Susanna Alaviuhkola, jonka vastuulla ovat lainojen nostot ja niiden elinkaaren hallinta. Alaviuhkola on ollut mukana huolehtimassa siitä, että käytännön työt tulevat huomioiduiksi.
– Projekti on edennyt todella sujuvasti, vaikka suurin osa tiimistä on työskennellyt etänä ja fyysisesti eri paikoissa. Yllätyin, miten helposti ja nopeasti näin iso muutos saatiin aikaiseksi, Alaviuhkola iloitsee.
Alaviuhkola on osa tiivistä viiden henkilön tiimiä, joka on aiemmin työskennellyt pääosin toimistolla.
– Korona-aikana olemme vuorotelleet etä- ja toimistovuoroja. Sähköinen allekirjoitus edistää ehdottomasti etätyömahdollisuuksia.
Sähköisen allekirjoittamisen käyttöönotto helpottaa sopimustenkäsittelyä, kun dokumentteja ei tarvitse enää postittaa tai arkistoida. Sopimukset tallentuvat allekirjoittamisen yhteydessä sähköisesti.
– Uusien tapojen tultua tutuiksi tämä tulee olemaan meille erittäin positiivinen muutos. Ja erityisen paljon ilahduttaa se, että tämä helpottaa myös asiakkaiden työtä, Alaviuhkola sanoo.
Kohti digitaalisempaa asiointia
Yhtiön digitaalisista palveluista vastaava Jukka Leppänen painottaa sähköisen allekirjoittamisen roolia osana yhtiön pitkän aikavälin tavoitteita digitalisoida rahoituksen hakeminen ja rahoituksesta sopiminen. Digitaaliset palvelut ja niiden kehittäminen ovat hänen mukaansa yksi keskeisempiä strategisia tavoitteita.
– Palveluita on kehitetty siitä lähtökohdasta, että ne toisivat mahdollisimman hyviä työkaluja asiakkaiden arkeen. Esimerkkinä tästä ovat sovellukset lainojen ja sijoitusten hallintaan sekä talouden suunnitteluun. Tällä hetkellä pilotoimme asiakkaidemme kanssa kassaennustesovellusta likviditeetin hallintaan.
Samalla kehitetään myös yhtiön ydinliiketoimintaa eli rahoituksen hakemista ja sopimista.
– Iso harppaus prosessin digitalisoimisessa on mahdollisuus sähköiseen allekirjoittamiseen ja vahvaan tunnistautumiseen.
Leppäsen mukaan prosessin alkupäässä rahoituksen hakeminen voisi olla seuraava kehityskohde.
– Pitäisi luoda keino hakea rahoitusta sähköisesti, mikä vaatisi myös hinnoittelun automatisointia. Tässä voitaisiin hyödyntää asiakkaille jo tuttua digitaalisten palveluiden alustaa.
Tulevaisuudessa hän haluaisi, että asiakkaalla on mahdollisuus aloittaa rahoituksen hakeminen useasta eri kohdasta sovelluksissa.
– Prosessin voisi käynnistää kassavarojen uhatessa huveta suoraan kassaennustesovelluksen ennusteesta tai lainasalkkusovelluksesta, jossa asiakas on luonut salkkuunsa optimaalisia simuloituja talousarviolainoja. Asiakas voisi helposti käynnistää sujuvasti soljuvan paperittoman prosessin, aina allekirjoittamiseen ja dokumentin arkistoitumiseen asti, Leppänen maalailee.
Teksti: Jenni Heikkilä